Research in Europe

National and European Research Funding

04.05.2022 | online

Registration

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Datenschutzerklärung Registration

Informationen zum Datenschutz für die Registrierung zur Veranstaltung „Research in Europe“ auf der gleichnamigen Webseite

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes (BbgDSG).

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:

Universität Potsdam

vertreten durch den Präsidenten, Herrn Prof. Oliver Günther, Ph.D.

Am Neuen Palais 10
14469 Potsdam
Telefon: +49 331 977-0
Telefax: +49 331-97 21 63

www.uni-potsdam.de

Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die Durchführung der Veranstaltung Research in Europe – National and European Funding einschließlich der Registrierung und Verwaltung der Teilnehmenden.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist die Einwilligung der Teilnehmenden (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Empfänger der Daten

Die Anmeldedaten werden über eine Webseite erhoben, die von der P3 Projekt GmbH (Schlossstraße 13, 14467 Potsdam) auf der Grundlage eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrags betrieben wird. Folgende Unterauftragnehmer kommen zum Einsatz: Herr Rüdiger Richter (IT-Administration, Programmierung) und ALL-INKL.COM Neue Medien Münnich (Web-Hosting). Zur Durchführung der Veranstaltung wird Zoom verwendet. Mit Zoom besteht von Seiten der Universität Potsdam ebenfalls ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung. Die von Zoom eingesetzten Unterauftragsverarbeiter können eingesehen werden unter: https://explore.zoom.us/docs/de-de/subprocessors.html.

Bei der Durchführung von Meetings werden von Zoom folgende Metadaten verarbeitet: IP-Adressen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, Geräte- und Hardwareinformationen (Geräteart, Betriebssystem, Versionsnummer des eingesetzten Zoom-Clients, Art der Webcam, des Mikrofons und der Lautsprecher), Art der Internet-Verbindung, ungefährer Aufenthaltsort (die nächstgelegene Stadt, eine genaue Lokalisation der Nutzerinnen und Nutzer findet nicht statt), Nutzereinstellungen (z.B. Teilnahme ohne Videoübertragung), weitere Metadaten zum Meeting, wie Name des Meetings, geplanter Zeitpunkt und Dauer des Meetings, ggf. E-Mail-Adressen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, Zeitpunkt des Beitritts zum Meeting und der Beendigung der Teilnahme für die einzelnen Nutzerinnen und Nutzer sowie der Chat-Status. Bei der Einwahl mit dem Telefon werden zusätzlich verarbeitet: Angaben zur Rufnummer sowie der Ländername. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts (bei Einsatz von VoIP-Geräten) gespeichert werden. Diese Metadaten werden ausschließlich zur Durchführung der Meetings sowie zur Fehleranalyse verarbeitet und nach sieben Tagen gelöscht.            

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon und der Webcam Ihres Endgeräts verarbeitet. Kamera und Mikrofon sind beim Start des Meetings deaktiviert. Nach freiwilliger Aktivierung können Sie beides jederzeit selbst wieder abschalten bzw. stummstellen. Die Videostreams werden verschlüsselt übertragen und von Zoom nicht eingesehen.

Für die Teilnahme an einem Meeting ist die Anmeldung mit einem Nutzerkonto bei Zoom und/oder das Herunterladen des Zoom-Clients nicht erforderlich. Sollten Sie sich dennoch mit einem privaten Konto bei Zoom anmelden, gelten im Verhältnis zwischen Ihnen und Zoom zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Zoom.

Übermittlung von Daten in Drittländer außerhalb der EU / des EWR

Die Datenverarbeitung durch Zoom wurde im Rahmen der Auftragsverarbeitung durch die Universität Potsdam beschränkt auf Datenzentren in den Ländern Deutschland, Niederlande und Schweden. Soweit von Zoom in Einzelfällen dennoch personenbezogene Daten in Drittstaaten außerhalb der EU / des EWR transferiert werden, erfolgt dies unter Beachtung der Vorgaben aus den Art. 44 ff. DSGVO. Um in Drittstaaten ein ausreichendes Datenschutzniveau sicherzustellen, sind mit Zoom und den jeweiligen weiteren Empfängern / Unterauftragsverarbeitern von der EU-Kommission genehmigte Standarddatenschutzklauseln vereinbart.

Dauer der Datenspeicherung

Die Anmeldedaten werden für einen Zeitraum von drei Monaten nach Beendigung der Veranstaltung gespeichert und danach gelöscht. Die von Zoom im Zusammenhang mit der Teilnahme an der Veranstaltung verarbeiteten Metadaten werden nach sieben Tagen gelöscht.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Sie betreffender, personenbezogener Daten zu verlangen. Dieses Auskunftsrecht umfasst neben einer Kopie der personenbezogenen Daten auch Angaben zu dem Zweck der Datenverarbeitung, Datenempfängern sowie der Speicherdauer.

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, können Sie von uns die Berichtigung dieser Daten verlangen. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen aus Art. 17 bzw. 18 DSGVO vor, steht Ihnen zudem grundsätzlich das Recht auf Löschung personenbezogener Daten oder auf eine Einschränkung der Verarbeitung zu. Bitte beachten Sie, dass eine eingeschränkte Verarbeitung der Daten unter Umständen nicht möglich ist. Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Art. 20 DSGVO). Soweit die Datenverarbeitung ohne Ihre Einwilligung zulässig ist, können Sie unter den Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung widersprechen.

Wir möchten Sie darum bitten, sich zur Ausübung Ihrer oben genannten Rechte zu wenden an:

Dr. Anja Stanciu
Universität Potsdam
Dezernat für Planung, Statistik und Forschungsangelegenheiten
Am Neuen Palais 10
14469 Potsdam
Telefon +49 331 977-4027

anja.stanciu@uni-potsdam.de

 Auskunft können Sie abweichend davon beim Chief Information Officer (Universität Potsdam, Karl-Liebknecht-Straße 24-25, 14476 Potsdam) beantragen. Das dafür vorgesehene Formular finden Sie unter: https://www.uni-potsdam.de/de/praesidialbereich/praesident-vizepraesidenten/cio.html.

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Universität Potsdam wenden:

Dr. Marek Kneis
Am Neuen Palais 10
14469 Potsdam
Telefon: +49 331 977-124409
Telefax: +49 331 977- 701821

E-Mail: datenschutz@uni-potsdam.de

Falls Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, haben Sie das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz eine Beschwerde einzureichen. 

Data Policy Registration

Information on data protection for the registration to the event “Research in Europe” on the website of the same name

We process your personal data in compliance with the applicable data protection regulations, in particular the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and the Brandenburg Data Protection Act (BbgDSG).

The data controller is:

University of Potsdam
Represented by the president, Prof. Oliver Günther, Ph.D.
Am Neuen Palais 10
14469 Potsdam
Telephone: +49 331 977-0
Telefax: +49 331-97 21 63
www.uni-potsdam.de

Purpose of the processing

The purpose of the data processing is the implementation of the event Research in Europe – National and European Funding including the registration and administration of the participants.

Lawfulness of processing

The legal basis for data processing is the consent of the participants (Art. 6 para. 1 sentence 1 letter a GDPR).

Withdrawal of consent

You have the right to withdraw your consent at any time and without reason. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.

Recipients of your data

The registration data is collected via a website operated by P3 Projekt GmbH (Schlossstraße 13, 14467 Potsdam, Germany) on the basis of a commissioned data processing agreement. The following subcontractors are used: Mr. Rüdiger Richter (IT administration, programming) and ALL-INKL.COM Neue Medien Münnich (web hosting). Zoom will be used to host the event. The University of Potsdam also has a contract with Zoom for data processing. The subcontractors used by Zoom are listed here: https://explore.zoom.us/docs/de-de/subprocessors.html.

When conducting meetings, Zoom processes the following metadata: IP addresses of participants, device and hardware information (type of device, operating system, version number of the Zoom client used, type of webcam, microphone and speakers), type of internet connection, approximate location (the nearest city, precise localization of users does not take place), user settings (e.g. participation without video transmission), further metadata on the meeting such as name, planned time of the meeting, e-mail addresses of the participants, if applicable, time of joining the meeting and end of participation for individual users as well as chat status. When dialing in by telephone, the following data are also processed: Call number details and country name. If applicable, further connection data such as the IP address of the device (when using VoIP devices) may be stored. This metadata is processed exclusively for the purpose of conducting the meetings and for error analysis and is deleted after seven days.

To enable video viewing and audio playback, data from your endpoint’s microphone and webcam is processed for the duration of the meeting. The camera and microphone are disabled at the start of the meeting. After voluntary activation, you can turn off or mute both at any time. The video streams are transmitted in encrypted form and cannot be viewed by Zoom.

Participation in a meeting does not require logging in with a user account at Zoom and/or downloading the Zoom client. Should you nevertheless log in to Zoom with a private account, Zoom’s privacy policy will additionally apply to the relationship between you and Zoom.

Transfer of data to third countries outside the EU / EEA

Data processing by Zoom was limited to data centers in Germany, the Netherlands and Sweden by the University of Potsdam. Insofar as Zoom nevertheless transfers personal data to third countries outside the EU / EEA in individual cases, this is done in compliance with the requirements of Art. 44 et seq. GDPR. In order to ensure a sufficient level of data protection in third countries, standard data protection clauses approved by the EU Commission have been agreed with Zoom and the respective other recipients / sub-processors.

Duration of data processing

Registration data will be stored for a period of three months after the end of the event and then deleted. The metadata processed by Zoom in connection with participation in the event will be deleted after seven days.

Your rights:

You have the right to obtain from the controller confirmation as to whether or not your personal data is being processed, and, if that is the case, access to the personal data and additional information (right of access). You also have the right to obtain from the controller without undue delay the rectification of inaccurate personal data. If the legal requirements of Art. 17 or 18 GDPR are met, you are entitled to the erasure of your personal data or to a restriction of processing. Please note that restricted processing of the data may not be possible in every instance. You have the right to receive your personal data in a structured, standard and machine-readable format or to request the transfer to another controller (right to data portability, Art. 20 GDPR). Furthermore, you may object to the processing of your personal data under the conditions set forth in Art. 21 GDPR.

In order to exercise your rights, we kindly request that you contact:

Dr. Anja Stanciu
Universität Potsdam
Dezernat für Planung, Statistik und Forschungsangelegenheiten
Am Neuen Palais 10
14469 Potsdam
Telefon +49 331 977-4027

anja.stanciu@uni-potsdam.de

 

Access to your personal data can be requested from the Chief Information Officer (University of Potsdam, Karl-Liebknecht-Str. 24-25, 14476 Potsdam). The corresponding form can be found on his website: https://www.uni-potsdam.de/de/praesidialbereich/praesident-vizepraesidenten/cio.html.

You can contact the university’s data protection officer if you have questions regarding data protection:

Dr. Marek Kneis
Am Neuen Palais 10
14469 Potsdam
Telefon: +49 331 977-124409
Telefax: +49 331 977- 701821

E-Mail: datenschutz@uni-potsdam.de

If you think that the processing of your personal data infringes the GDPR, then you have the right to lodge a complaint with the supervisory authority for data protection.